Inventory

INVENTORY

Apa itu inventory?

  
Inventori bermaksud apa-apa butiran yang boleh diukur yang anda boleh mengendalikan, membeli, menjual, menyimpan, mengambil, mengeluarkan, atau trek boleh dianggap inventori.

semua ini meliputi dari pejabat dan bekalan penyelenggaraan, bahan mentah yang digunakan untuk pembuatan, dengan barang-barang separuh siap, untuk bahan api yang digunakan untuk peralatan kuasa yang digunakan dalam perniagaan.

Item yang terdapat di dalam inventori:

• Barangan untuk dijual semula (kertas, kayu, kotak, TV)
• Consumable (kertas, bahan api, gam)
• Bahan pembungkusan (kayu, kotak, plastik)
• Item stok :

                             - Raw - skru, kayu, perintang, kain

                             - WIP - skru, kayu, perintang, kain

                             - SFG - table top, laci, motherboard

                             - FG - meja, TV

Bahan Mentah:

Bahan mentah ialah bahan dan komponen dijadualkan untuk digunakan dalam membuat produk. 

 

Bahan mentah untuk baju (kain)

 

Benang 

Work in progress (WIP):

Bahan dan komponen yang telah mula ditransformasikan kepada barangan siap.

Barangan separuh siap:

 

sebelum dicorakkan 

Barangan siap: 

 

Baju yang dah siap

  

Cara mengenalpasti inventori

Item penomboran:

• Unik
• Mempunyai maksud

Unit of Measure:

• Kuantiti bahan
• Pembungkusan standard

Contoh: 1 drum  = ? meter atau kilometers

                1 drum   = ? milimeters atau liters

                1 pack    = ? pieces

                1 pack    = ? kilogram

                1 box      = ? pieces

                1 box      = ? bottles

                1 box      = ? pack

Product Code:
Barangan siap dan separa siap juga mesti mempunyai nombor item atau kod produk.  Selain mempunyai kod produk, B.O.M juga perlu wujud.



Bill Of Materials (B.O.M)

B.O.M iaitu perhimpunan, sub-pemasangan dan bahagian-bahagian asas yang diperlukan di dalam menyiapkan pengeluaran. Ia adalah bahagian yang penting dalam mereka bentuk dan pengeluaran produk. Ia juga boleh dikenali sebagai resepi, formula dan senarai bahan-bahan.  

Jenis B.O.M:

• Produk breakdown
• Jadual

                                                                 Contoh Product Breakdown

                                                                    Contoh Jadual

Item yang Perlu ada Dalam B.O.M:

1. Item nombor
2. Description
3. Quantity- UOM
4. Est. Price
5. Suppliers
6. Brand

B.O.M juga untuk mengenalpasti barang yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu produk siap. Selain itu, BOM juga boleh berubah-ubah.

Kelebihan BOM:

• Mengawal tahap inventori
• Mengawal atau mengurangkan barang lama atau lapuk
• Mengawal dan mengurangkan manufacturing kos
• Boleh mengagak keperluan pelanggan
• Rekod berpusat dan tepat maklumat

Process Flow

Process Flow menunjukkan hubungan antara komponen utama dalam sistem. Gambarajah aliran proses juga menjadualkan nilai rekabentuk proses bagi komponen dalam mod operasi yang berlainan ( min, normal, maks). 

                                                    Contoh Bentuk Process Flow

QUOTATION

Diberikan kepada pelanggan sebelum pelanggan membuat tempahan. Ia merupakan sesuatu yang mengandungi senarai barangan yang diperlukan oleh pelanggan untuk pelanggan membuat penilaian sebelum membuat keputusan untuk membuat tempahan. 
Berdasarkan kos produk yang dijual:

• Kos bahan mentah
• Labour
• Overhed
• Pengangkutan (delivery term)
• Cukai jualan
• Mark-up

 Delivery Terms:

• Exw - Ex work (buyer tanggung semua)

• FOB - Free On Board (seller tanggung sampai dekat port seller sahaja)

• CIF - Cost, Insurance, Freight (seller tanggung sampai port buyer)

• DDP- Delivery Duty Paid (seller akan tanggung semua)

 

Contoh Quotation

 CHECK INVENTORY

Ia adalah untuk memastikan sama ada inventori masih ada atau tidak. Ia mesti mempunyai beberapa bentuk kawalandi mana inventori itu disimpan dengan tahap ketepatan yang tinggi.

Terdapat 2 bahagian iaitu:

1. MTS Make to stock
2. MTO Make to order

Di dalam MTS dan MTO juga mmpunyai kelebihan dan juga kelemahan iaitu:

	Advantages	Disadvantages
MTS (Make to stock)	·         Produk tersebut ada apabila pelanggan membuat pesanan	·         Lebihan stok ·         Produk tidak habis dijual akan menjadi lapuk
MTO (Make to order)	·         Minimum stok	·         Produk tiada apabila pelanggan membuat pesanan ·         Masa menuggu yang agak lama

                                                      

Inventori boleh disemak melalui:

• Excel
• Sistem
• Store
• Files

 

 

contoh Rekod

Contoh Sistem

Contoh Files

Contoh Bin Card dalam store

Bin Card (Stock Card)

• Setiap barang yang ada di dalam stor akan direkodkan ke dalam Bin Card untuk merekodkan keluar dan masuk barang.
• Ia juga untuk mengawal barang tersebut.
• Mengawal kuantiti barang yang ada dalam stor.
• Memudahkan untuk penjaga stor memgetahui masa untuk membuat pesanan ke atas bahan yang telah habis atau berkurangan. 

Jika pelanggan membuat pesanan ke atas sesuatu produk yang dikeluarkan, perkara pertama yang perlu disemak terlebih dahulu iaitu produk siap yang ada sama ada mencukupi dengan pesanan yang telah dibuat oleh pelanggan. Jika produk siap tersebut tidak mencukupi, mereka perlu menyemak bahan mentah untuk membuat tambahan barang tersebut. 



WORK INSTRUCTION 
Menunjukkan sesuatu proses dalam pengeluaran. Proses tersebut memerlukan SOP(Standard Operation Procedure) bagi memastikan produk yang dihasilkan menepati piawaian syarikat. Ia juga berguna untuk melatih pekerja atau staf baru. 

Apa itu Procedure? 
Cara-cara secara bertulis menunjukkan kerja yang akan dilakukan, apa yang hendak dibuat, di mana hendak dilakukan, dan bagaimana hendak dilakukan.



PROCUREMENT PROCESS

Purchase Requisition
Apabila bahan-bahan mentah tidak boleh didapati, Permintaan Pembelian (PR) kepada pembekal yang diluluskan / vendor dihasilkan berdasarkan kuantiti yang diperlukan 
dan sebut harga yang diberikan oleh pembekal. 


Purchase Order
Penilaian pembekal bahan mentah juga perlu dipertimbangkan:

• Polisi syarikat
• Rekod pembekal 

         - Penghantaran 

         - Kualiti 

Material Controller (MC) mesti mengawal jumlah lebihan yang dibeli untuk MOQ atau pembungkusan standard. 

Maklumat yang perlu ada dalam Purchase Order:

• Purchase Order No
• Purchase order date
• Supplier name, address & contact
• Item no, description, qty, UOM, price
• Payment term
• Required delivery date
• Delivery term
• MOQ (Minimum Of Quantity)
• Currency

Pesanan pembelian bagi stok item yang lain mesti merujuk kepada bajet yang berkaitan. 

• Consumables
• Alatan pejabat
• Penyelenggaraan
• Aset tetap

Contoh Sistem Purchase Order

INCOMING

Receiving of order

Apabila mendapat pesanan daripada pelanggan pembekal akan merujuk kepada purchase order yang diberikan kepada pembekal. Pembekal akan menghantar barangan mengikut purchase order dan barangan akan dihantar bersama-sama dengan delivery order. Delivery order akan dihantar ke bahagian stor (kadang-kadang invoice akan disertakan sekali). 

Delivery Order

• Supplier name, address & contact
• Delivery order no.
• Delivery order date
• Customer Purchase order no.
• Item no. , description, qty, UOM

Harga untuk barang tidak perlu ada dalam delivery order.

                                                     Delivery Order

Quality Check

Quality check tidak sama dengan QA & QC. Ia adalah untuk menyemak barang yang dah sampai ( Internal Quality Check) untuk memastikan samada barangan sampai dengan betul dan sampai dengan elok. 

Item incoming quality check

• Specification
• Visual defect

Apabila barangan yang telah sampai telah disemak dan dipastikan barangan tersebut telah mencukupi Good Received Note (GRN) akan dibuka.

Good Receice Note

• GRN no. & date
• PO no. & date
• Supplier name
• Supplier DO no. & date
• Item no., description, qty

Discrepancy Report

Akan dibuat ketika berlakunya kerosakan atau kuantiti yang tidak sama ke atas barangan yang diterima.

Terdapat 2 jenis situasi:

• Quantity difference +/-
• Quality issues

Di dalam DCR terdapat:

• DCR no. & DCR date
• Supplier DO no. & date
• Supplier name
• PO no.
• Item no., description, Qty in, Qty problem, Problem report

5S

Apa Itu 5S?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang membawa maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal ini diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal, menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.

Sisih (Seiri)

Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Ia adalah proses menentukan barang-barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di tempat simpanan yang sesuai.

Susun (Seiton)

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan diasingkan. Ini dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Dengan berbuat demikian, ia akan membantu mempercepatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut apabila diperlukan kelak. Tujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses mencari pada masa akan datang.


 Sapu (Seiso)

Kebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Ia bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.



Seragam (Seiketsu)

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.



Sentiasa Amalkan (Shitsuke)

Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan memang dituntut oleh semua masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia. Amalan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala dan mengamalkan budaya nasihat-menasihati. 

REQUEST FOR MATERIAL

(MRF) Material Requisition Form

• MRF no. & date
• Lot no.
• Work order/job order no. 
• Product code ( FG item no. )
• Item no., description, Qty, UOM, price

Material Requisition Form (MRF) adalah 1 borang yang akan dikeluarkan apabila barang diperlukan dalam production di ambil daripada stor.

Informasi yang boleh tingkatkan fungsi MRF:

• Total price
• Monitor shortage & Excess
• MRF by sublevel BOM

MRF dikeluarkan oleh jabatan Production.

Stock Value 
Apabila permintaan untuk bahan dilakukan, nilai stok akan menurun dan Work in progress akan meningkat. 

- Credit Good In transit, Debit Component Stock

- Credit Component Stock, Debit WIP.

Standard Time

Merupakan masa yang diambil untuk menyiapkan sesuatu tugas. Ia juga untuk mengetahui masa yang diambil bagi menyiapkan satu process flow. 

Performing time studies

Three factor:

• Observed time
• Rating factor

PFD Allowance - Personal, Fatigue & Delay allowance
Pengiraan untuk standard time:

Standard time + (observed time)(rating factor) + (observed time rating factor PFD allowance)

Bottleneck

                                                        Bottleneck

Ia adalah satu masalah atau halangan yang dihadapi dalam sesebuah situasi.

Dalam manufacturing bottle neck adalh tools, test equipment, machine & moulds.